Tammikuun lopussa tilinpäätösinventaarioiden tulokset saapuvat pääkonttoriin, ja monessa ketjussa kiertää sama taulukko: yksi sarake myymälöitä, toinen kutistumaprosentteja ja lajittelu huonoimmasta parhaaseen. Muutamassa sekunnissa kaikki tietävät, kuka on ”viimeinen”. Tämä sijoitus kuitenkin kertoo usein yhtä paljon laskentatavasta kuin itse menetyksistä. Jotta voisit verrata myymälöiden kutistumaa keskenään osumatta harhaan, on ensin saatava kaikki toimipisteet laskemaan samalla tavalla. Nimittäjien valinta tulee vasta sen jälkeen. Lopuksi alueittainen ja kellonaikajaksoittainen tarkastelu tekee eroista hyödynnettäviä myymälässä.

Miksi myymälöiden raaka sijoitus johtaa harhaan

Yleisin kuluvuototaso (shrinkage) suhteuttaa varastoerojen arvon liikevaihtoon. Se on hyvä yleisen terveyden mittari, mutta huono vertailutyökalu, koska tulos riippuu ensisijaisesti siitä, mitä kukin myymälä laskentaan sisällyttää. Raportissaan Beyond Shrinkage: Introducing Total Retail Loss professori Adrian Beck (Leicesterin yliopisto) muistuttaa, että yhteisen määritelmän puute tekee kuluvuotodatan vertailusta erittäin hankalaa: jotkin yritykset huomioivat vain selittämättömät erot, toiset lisäävät mukaan rikkoutumiset, vanhentumisen tai prosessivirheet.

Se, mikä pätee ketjujen välillä, pätee myös saman verkoston myymälöiden välillä. Samat vääristymät toistuvat tilikaudesta toiseen:

  • Inventaarion ajankohta: heti alennusmyyntien jälkeen lasketun myymälän ja ennen niitä lasketun myymälän luvut eivät koske samaa ajanjaksoa.
  • Tunnettu kuluvuoto, joka on ilmoitettu väärin: jokainen kirjaamatta jäänyt rikkoutuneiden tuotteiden laatikko siirtyy automaattisesti tuntemattomaan kuluvuotoon ja nostaa sen osuutta.
  • Ylävirran virheet: puutteellinen toimitus, huonosti tarkastettu vastaanotto tai unohtunut siirto toimipisteiden välillä näkyvät myymälässä menetyksinä.
  • Kokovaikutus: pienessä myymälässä kolme tai neljä kallista tuotetta riittää nostamaan prosentin kertaheitolla vuodesta toiseen.
  • Tuotevalikoima: myymälä, joka myy enemmän runsaasti esillä olevia tuotteita, saa luonnollisesti korkeamman prosentin.

Sijoituksen viimeinen ei siis välttämättä ole huonoimmin hoidettu myymälä. Joskus se on pienin. Tai se, joka tekee inventaarion huolellisimmin, tai se, joka perii varastolta ongelmallisimmat toimitukset.

Yhtenäistä mittaus ennen kaikkea vertailua

Sellaisten lukujen normalisointi, jotka eivät mittaa samaa asiaa, on turhaa. ECR Retail Lossin julkaisema tutkimus Measuring Retail Shrink muistuttaa tästä: kuluvuototasojen vertailua varten on tunnettava niiden laskentatapa, sovellettava sitä johdonmukaisesti ja suhtauduttava varovaisesti kuluvuotoihin, jotka on arvotettu eri tavoin. Tutkimuksen tekijät nojaavat vuonna 2004 Euroopassa toimivien jakelijoiden parissa tehtyyn kyselyyn ja toteavat myös, että toimitusketjun häviöitä mitataan vähän ja ne päätyvät helposti myymälöiden piikkiin, jolloin ne paisuttavat myymälöiden kuluvuotoa. Suurin osa vastaajista mittasi kuluvuotonsa tuolloin vain kaksi kertaa vuodessa; tutkimus suosittelee laskentaa mahdollisimman usein, jotta alkavihin trendeihin voi reagoida.

Verkostossa tämä tarkoittaa kirjoitettua ja kaikkialla noudatettua pelisääntöä. Se määrittää tuntemattoman kutistuman tarkan rajauksen ja arvostustavan (myyntihinta tai ostohinta, mutta sama kaikissa toimipisteissä, ja mieluiten molemmat). Se yhtenäistää inventaarioiden päivämäärät ja edellyttää vastaanottoerojen identtistä käsittelyä. Jos nämä perusteet vielä puuttuvat, oppaamme tuntemattoman kutistuman ymmärtämisestä, laskemisesta ja vähentämisestä kertaa laskennan perusteet. Työ on kiittämätöntä, mutta kaikki muu riippuu siitä.

Normalisoi liikevaihdon, kävijämäärän ja pinta-alan mukaan

Kun mittaus on yhtenäistetty, jäljelle jää nimittäjän valinta. Jokainen valaisee eri puolta, eikä mikään riitä yksin.

  • Liikevaihdon mukaan: tämä on klassinen kuluvuototaso, jota verrataan markkinan vertailuarvoihin. NRF:n National Retail Security Survey 2023 -tutkimuksen mukaan kyselyyn vastanneiden yhdysvaltalaisten jakelijoiden keskimääräinen kuluvuototaso nousi tilikaudella 2022 1,6 prosenttiin edellisvuoden 1,4 prosentista palaten vuosien 2019 ja 2020 tasolle. Sen rajoitus tunnetaan: korkean liikevaihdon myymälä laimentaa tappionsa, ja suuri kampanja (tai myyntihintojen nousu, kun kuluvuoto arvotetaan ostohintaan) muuttaa suhdelukua, vaikka hyllyillä ei muutu mikään.
  • Kävijämäärän mukaan: menetys tuhatta kävijää kohti. Näin neutraloidaan keskiostoksen erot ja voidaan verrata myymälöitä, joiden osastoilla kulkee vertailukelpoisia asiakasvirtoja. Tämä edellyttää kuitenkin luotettavaa ja yhdenmukaista laskentaa koko verkostossa.
  • Pinta-alan mukaan: menetys neliömetriä kohti tai paremmin hyllymetriä kohti tietyssä tuoteryhmässä. Tämä tarkastelu soveltuu esilläolon tiheyden ja sijoittelun laadun vertailuun, erityisesti lähellä toisiaan olevien konseptien välillä.

Otetaan kuvitteellinen, tarkoituksella yksinkertaistettu esimerkki. Keskustan myymälässä A käy paljon väkeä pienillä ostoskoreilla. Kehällä sijaitsevaan myymälään B tulee vähemmän kävijöitä, mutta sen ostoskorit ovat riittävän suuria, jotta liikevaihto on korkeampi. Vuoden aikana molemmat menettävät saman arvon verran tavaraa. Liikevaihtoon suhteutettuna B näyttää paremmalta; kävijämäärään suhteutettuna A menettää vähiten kävijää kohden. Kumpikaan luku ei ole ”oikea”. Analyysia ohjaa niiden ero: myymälässä A kohti asiakasvirran aiheuttamaa altistumista, myymälässä B kohti arvokkaita tuotteita.

Viimeinen refleksi: vertaa jokaista myymälää vertaisryhmäänsä (sama konsepti, sama sijaintityyppi, lähes sama koko) ja sen omaan historiaan usean inventaarion ajalta, älä koko verkoston keskiarvoon.

Lue tilastoja alueittain ja aikajaksoittain

Vuosiprosentti, vaikka se olisi hyvin normalisoitu, ei kerro, missä eikä milloin menetykset syntyvät. Kahdella samaa prosenttia olevalla myymälällä tilanne voi olla täysin päinvastainen. Toisessa erot keskittyvät hajuvesiosastolle klo 17-19, toisessa ne jakautuvat koko myyntipinta-alalle lauantaisin. Näitä kahta tilannetta ei hoideta samalla toimenpidesuunnitelmalla.

Kameroiden tuottama data ottaa tässä vaiheessa inventaarion paikan. Videoanalytiikan hallintapaneelit, kuten Oxanian, yhdistävät kävijälaskennan, lämpökartat ja vyöhyke- ja aikajaksokohtaiset tilastot. Ne eivät korvaa inventaariota, joka on edelleen todellisen tappion mittari, mutta ne saapuvat jatkuvasti sen sijaan, että tulisivat kerran tai kaksi vuodessa. Riskialttiiden eleiden kartoitus vyöhykkeittäin antaa tällöin pohjan verrata vastaavia osastoja myymälästä toiseen.

Huomaa kuitenkin: hälytysten määrä riippuu myös siitä, mitä kamerat näkevät. Myymälä, jonka esillä olevat osastot on katettu hyvin, tuottaa enemmän tapahtumia kuin myymälä, jossa on täynnä kuolleita kulmia, vaikka se ei olisikaan enemmän kohteena. Vertailua varten suhteuta hälytykset alueen kävijämäärään ja varmista, että kameroiden kattavuus on yhtä hyvä kaikissa toimipisteissä. Muuten rangaistuksen saa parhaiten varustettu myymälä.

Korvaa sijoitus päätöksentekoa auttavalla vertailulla

Koko verkostolle jaettu sijoitus 1:stä N:ään tuottaa talousohjauksen ammattilaisille hyvin tunnetun haittavaikutuksen: päädytään hoitamaan mittaria todellisuuden sijaan. Rikkoutumat ilmoitetaan yhtäkkiä ahkerasti inventaarioa edeltävällä viikolla, ja jotkin kirjaukset liukuvat jaksolta toiselle. Ja rakenteellisesti alttiimpien myymälöiden tiimit, jotka ovat taulukon häntäpäässä vuodesta toiseen, menettävät motivaationsa.

Usean toimipisteen ohjausta palveleva vertailu näyttää pikemminkin tältä:

  1. Vertailukelpoisten myymälöiden ryhmät, jotka on muodostettu konseptin, sijainnin ja koon mukaan.
  2. Kullekin myymälälle kolme mittaria rinnakkain (liikevaihdon, kävijän ja pinta-alan mukaan) yhden sijaan.
  3. Kehitys vähintään kolmelta jaksolta, jotta yksittäinen tapaus voidaan erottaa pitkäaikaisesta ajautumisesta.
  4. Lukuvälit (ryhmän normaalin sisällä, tarkasteltava, selvästi yli) sijoituksen sijaan.
  5. Alue- ja aikajaksokohtainen lähempi tarkastelu myymälöille, jotka poikkeavat omasta välistään, ennen mitään johtopäätöksiä.
  6. Keskustelu myymälän johdon kanssa eron selittämiseksi: remontit, tiimin vaihtuminen, uudelleensijoittelu, toimitusongelmat.

Tämä lähestymistapa jatkaa avainmittareita menetysten ennakointiin. Tavoitteena ei ole osoittaa huonoa oppilasta, vaan havaita, mikä toimii parhaiten pärjäävissä myymälöissä, ja siirtää se muualle.

Kun inventaarioluvut saapuvat tammikuun lopussa, sarakkeen lajitteluun menee kymmenen sekuntia. Mittauksen yhtenäistäminen, liikevaihdon, kävijämäärän ja pinta-alan yhdistäminen ja sitten alueen ja aikajakson tasolle meneminen vaatii enemmän, mutta sen jälkeinen kokous ei enää käsittele samaa asiaa: lakataan etsimästä, kuka on viimeinen, ja aletaan kysyä, missä ja milloin menetetään ja miksi. Tästä kysymyksestä lähtien tuntematon kutistuma vähenee pysyvästi koko verkostossa.