Ocak ayı sonunda yıl sonu sayımları genel merkeze ulaşıyor ve birçok ağda aynı tablo dolaşıyor: bir mağaza sütunu, bir fire oranı sütunu ve en kötüden en iyiye doğru bir sıralama. Birkaç saniye içinde herkes "son" sırada kimin olduğunu öğreniyor. Ancak bu sıralama, çoğu zaman kayıpların kendisini yansıttığı kadar sayım yöntemini de yansıtır. Mağazalar arasında fireyi karşılaştırırken yanlış hedefe yönelmemek için önce tüm noktaların aynı şekilde sayım yapmasını sağlamak gerekir. Paydaların seçimi bunun ardından gelir. Son olarak, bölgeye ve saat dilimine göre okuma, farklılıkları mağazada kullanılabilir hale getiren yaklaşımdır.

Mağazaların ham sıralamasının neden yanıltıcı olduğu

En yaygın kullanılan shrinkage oranı, envanter farklarının değerini ciroya oranlar. Genel sağlığın iyi bir göstergesi olsa da, sıralama aracı olarak zayıf kalır, çünkü her şeyden önce her mağazanın hesaba neyi dahil ettiğine bağlıdır. Leicester Üniversitesi'nden Profesör Adrian Beck, Beyond Shrinkage: Introducing Total Retail Loss raporunda, ortak bir tanımın bulunmamasının bilinmeyen stok kaybı verilerini karşılaştırmayı çok zorlaştırdığını hatırlatıyor: bazı şirketler yalnızca açıklanamayan farkları dikkate alırken, bazıları buna kırılma, son kullanma tarihi geçmesi veya süreç hatalarını da ekliyor.

Markalar arasında geçerli olan, aynı ağa ait mağazalar arasında da geçerlidir. Aynı sapmalar her dönem yeniden ortaya çıkıyor:

  • Envanter takvimi: indirimlerden hemen sonra sayım yapılan bir mağaza ile indirimlerden önce sayım yapılan başka bir mağaza aynı dönemden söz etmez.
  • Bilinen stok kaybının yanlış beyan edilmesi: kayda geçirilmemiş her kırılma kolisi otomatik olarak bilinmeyen stok kaybına kayar ve oranını şişirir.
  • Yukarı akış hataları: eksik bir teslimat, yanlış sayılmış bir mal kabulü veya unutulmuş bir mağazalar arası transfer, mağazada kayıp olarak görünür.
  • Boyut etkisi: küçük bir satış noktasında, pahalı üç veya dört ürün bile oranın yıldan yıla sıçramasına yetebilir.
  • Ürün karması: çok görünür konumdaki ürün çeşidini daha fazla satan bir mağazanın oranı doğal olarak daha yüksek çıkar.

Sıralamada son sırada yer alan mağaza, bu nedenle mutlaka en kötü yönetilen mağaza olmak zorunda değildir. Bazen en küçük olandır. Ya da envanter sayımını en titiz yapan mağazadır, ya da depodan en sorunlu sevkiyatları devralan mağazadır.

Herhangi bir karşılaştırmadan önce ölçümü standartlaştırın

Aynı şeyi ölçmeyen rakamları normalleştirmek hiçbir işe yaramaz. ECR Retail Loss tarafından yayımlanan Measuring Retail Shrink çalışması bunu hatırlatıyor: stok kaybı oranlarını karşılaştırmak için hesaplama yöntemlerini bilmek, bu yöntemi tutarlı biçimde uygulamak ve farklı değerlendirilmiş stok kayıpları karşısında temkinli olmak gerekir. Yazarlar, 2004 yılında Avrupa'da faaliyet gösteren perakendecilere yönelik yapılan bir ankete dayanarak, az ölçülen tedarik zinciri kayıplarının büyük olasılıkla mağazalara yüklendiğini ve oradaki stok kaybını şişirdiğini de belirtiyor. O dönemde katılımcıların çoğu stok kaybını yılda yalnızca iki kez ölçüyordu; çalışma, ortaya çıkan eğilimlere tepki verebilmek için sayımın mümkün olduğunca sık yapılmasını öneriyor.

Bir mağaza ağında bu, yazılı ve her yerde uygulanan bir oyun kuralı anlamına gelir. Bu kural, bilinmeyen fireın tam kapsamını ve değerleme yöntemini belirler (satış fiyatı veya alış fiyatı; ancak tüm mağazalarda aynı olmalı, ideal olarak ikisi birlikte). Sayım tarihlerini hizalar ve mal kabulündeki farklara aynı şekilde yaklaşılmasını zorunlu kılar. Bu temeller hâlâ eksikse, bilinmeyen fireyi anlama, hesaplama ve azaltma rehberimiz hesaplamanın temel ilkelerini ele alıyor. Bu iş zahmetlidir ve karşılığı hemen görünmez, ancak geri kalan her şey ona bağlıdır.

Ciro, ziyaretçi sayısı ve satış alanına göre normalleştirme

Ölçü birimi standartlaştırıldıktan sonra geriye paydanın seçimi kalıyor. Her biri farklı bir yönü aydınlatır ve hiçbiri tek başına yeterli değildir.

  • Ciroya göre: bu, pazar referanslarıyla karşılaştırılabilen klasik stok kaybı oranıdır. NRF'nin 2023 National Retail Security Survey araştırmasına göre, ankete katılan Amerikalı perakendecilerin ortalama stok kaybı oranı 2022 mali yılında, bir önceki yıl %1,4 iken %1,6'ya yükselerek 2019 ve 2020 seviyesine geri döndü. Sınırlaması bilinmektedir: cirosu yüksek bir mağaza kayıplarını seyreltir ve büyük bir promosyon kampanyası (ya da stok kaybı alış fiyatıyla değerlendirildiğinde satış fiyatlarındaki bir artış), reyonda hiçbir şey değişmeden oranı oynatır.
  • Ziyaretçi sayısına göre: kayıp, bin ziyaretçiye oranlanır. Böylece ortalama sepet farkları nötrleştirilir ve reyonlarından karşılaştırılabilir akışların geçtiği mağazalar karşı karşıya getirilir. Bunun için de tüm ağda güvenilir ve homojen bir sayım gerekir.
  • Yüzeye göre: metrekare başına ya da daha doğru bir ölçüyle, belirli bir ürün ailesinin raf metresi başına düşen kayıp. Bu okuma, özellikle birbirine yakın mağaza formatları arasında, ürünlerin sergilenme yoğunluğunu ve yerleşim kalitesini karşılaştırmaya yarar.

Bilerek basitleştirilmiş varsayımsal bir örnek alalım. Şehir merkezindeki A mağazasına küçük sepetlerle çok sayıda insan uğruyor. Şehir çevresindeki B mağazası daha az ziyaretçi alıyor, ancak sepetleri daha yüksek olduğundan daha fazla ciro yapıyor. Yıl boyunca ikisi de aynı değerde mal kaybediyor. Ciroya oranlandığında B daha iyi görünür; ziyaretçi sayısına oranlandığında ise ziyaretçi başına en az kaybı A yaşar. İki rakamdan hiçbiri “doğru” değildir. Analize yön veren, aralarındaki farktır: A için müşteri akışına maruziyete, B için yüksek değerli ürünlere doğru.

Son refleks: her mağazayı, tüm ağın ortalamasıyla değil, benzerleriyle (aynı format, aynı konum tipi, yakın büyüklük) ve birden fazla envanter boyunca kendi geçmişiyle karşılaştırın.

Bölgeye ve zaman dilimine göre istatistikleri görüntüleyin

Yıllık bir oran, iyi normalize edilmiş olsa bile, kayıpların nerede ve ne zaman yaşandığını söylemez. Aynı orana sahip iki mağazanın durumu tamamen farklı olabilir. Birinde farklar 17:00 ile 19:00 arasında parfümeri reyonunda yoğunlaşırken, diğerinde cumartesi günleri tüm satış alanına yayılır. Bu iki durum aynı eylem planıyla ele alınmaz.

Kameralardan gelen veriler burada envanterin yerini devralır. Oxania'nınkiler gibi video analiz panoları, ziyaretçi sayımını, ısı haritalarını ve bölge ve zaman dilimi bazında istatistikleri bir araya getirir. Gerçek kaybın ölçüsü olmaya devam eden envanterin yerini almazlar, ancak yılda bir ya da iki kez değil, sürekli olarak ulaşırlar. Bölgeye göre riskli hareketlerin haritalanması da mağazalar arasında eşdeğer reyonları karşılaştırmak için bir temel sunar.

Ancak dikkat edin: uyarı sayısı kameraların gördüklerine de bağlıdır. Teşhir edilen reyonları iyi kapsanan bir mağaza, kör noktalarla dolu bir mağazaya kıyasla daha fazla olay bildirir, ancak bu onun daha fazla hırsızlıktan etkilendiği anlamına gelmez. Karşılaştırma yapmak için uyarıları bölgenin ziyaretçi yoğunluğuna oranlayın ve kamera kapsamının noktalar arasında eşdeğer olduğundan emin olun. Aksi takdirde, en iyi donatılmış mağaza dezavantajlı duruma düşer.

Sıralama yerine, karar vermeye yardımcı olan bir karşılaştırma sunun

Tüm ağa yayınlanan 1'den N'ye bir sıralama, kontrol yöneticilerinin çok iyi bildiği ters bir etki yaratır: sonunda gerçeklik yerine göstergeyle ilgilenilir. Kırılan ürünler envanterden önceki hafta birdenbire büyük bir gayretle bildirilir, bazı kayıtlar bir dönemden diğerine kayar. Yapısal olarak daha fazla risk altında olan mağazaların ekipleri ise, yıllar boyunca tablonun en altında kalarak motivasyonunu yitirir.

Çok mağazalı yönetim için faydalı bir karşılaştırma daha çok şuna benzer:

  1. Format, konum ve büyüklüğe göre oluşturulmuş, birbiriyle karşılaştırılabilir mağaza grupları.
  2. Her mağaza için tek bir gösterge yerine yan yana üç gösterge (ciroya göre, ziyaretçi başına, yüzölçümüne göre).
  3. En az üç dönem boyunca süren bir eğilim, tekil bir olayı kalıcı bir kaymadan ayırt etmek için.
  4. Sıralama yerine okuma bantları (grup normunda, incelenmesi gereken, belirgin şekilde üzerinde).
  5. Herhangi bir sonuca varmadan önce, normal aralığının dışına çıkan mağazalar için bölge ve zaman dilimi bazında yakından bir bakış.
  6. Mağaza yönetimiyle bir görüşme: farkın nedenini açıklamak için tadilat, vardiya değişikliği, raf düzeni değişikliği ve teslimat sorunları ele alınır.

Bu yaklaşım, kayıpları öngörmeye yönelik temel göstergelerin devamı niteliğindedir. Amaç, kötü performans gösteren bir mağazayı işaret etmek değil, en iyi sonuçları alan mağazalarda neyin işe yaradığını tespit edip bunu diğer mağazalara uyarlamaktır.

Ocak sonunda envanter rakamları açıklandığında, bir sütunu sıralamak on saniye sürer. Ölçümü uyumlaştırmak, ciroyu, mağaza ziyaretçi sayısını ve satış alanını çaprazlamak, ardından bölge ve zaman dilimi düzeyine inmek daha fazla emek ister, ancak sonrasındaki toplantının konusu artık aynı değildir: Kimin sonda olduğunu aramayı bırakıp nerede ve ne zaman kayıp yaşadığımızı, bir de nedenini sorgularız. Bilinmeyen fire, tüm ağ genelinde kalıcı olarak işte bu sorudan yola çıkılarak azalır.