Pada akhir Januari, hasil inventarisasi penutup masuk ke kantor pusat dan di banyak jaringan toko, tabel yang sama beredar: satu kolom berisi toko, satu kolom berisi tingkat shrinkage, diurutkan dari yang terburuk hingga yang terbaik. Dalam hitungan detik, semua orang tahu siapa yang berada di posisi "terakhir". Padahal peringkat ini sering kali mencerminkan cara penghitungan sama banyaknya dengan kerugian itu sendiri. Untuk membandingkan shrinkage antar toko tanpa salah sasaran, langkah pertama adalah membuat semua lokasi menghitung dengan cara yang sama. Pemilihan denominator menyusul kemudian. Terakhir, pembacaan per zona dan per rentang waktu adalah yang membuat selisih tersebut dapat ditindaklanjuti di toko.

Mengapa peringkat toko yang mentah menyesatkan

Tingkat shrinkage yang paling umum membandingkan nilai selisih persediaan dengan omzet. Indikator ini baik untuk menilai kesehatan secara keseluruhan, tetapi kurang tepat sebagai alat pemeringkatan, karena hasilnya pertama-tama bergantung pada apa yang dimasukkan setiap toko ke dalam perhitungan. Dalam laporannya Beyond Shrinkage: Introducing Total Retail Loss, profesor Adrian Beck (Universitas Leicester) mengingatkan bahwa tidak adanya definisi bersama membuat data shrinkage sangat sulit dibandingkan: sebagian perusahaan hanya memperhitungkan selisih yang tidak terjelaskan, sementara yang lain menambahkan barang pecah, kedaluwarsa, atau kesalahan proses.

Apa yang berlaku antar jaringan ritel juga berlaku antar toko dalam satu jaringan. Bias yang sama muncul dari satu tahun buku ke tahun berikutnya:

  • Jadwal inventarisasi: toko yang dihitung tepat setelah masa obral dan toko lain yang dihitung sebelumnya tidak berbicara tentang periode yang sama.
  • Shrinkage yang sudah diketahui tetapi dilaporkan keliru: setiap karton barang pecah yang tidak dicatat otomatis masuk ke shrinkage tak terjelaskan dan menaikkan tingkatnya.
  • Kesalahan di hulu: pengiriman yang tidak lengkap, penerimaan barang yang salah dicocokkan, atau transfer antar lokasi yang terlupakan muncul di toko sebagai kerugian.
  • Efek ukuran: di toko kecil, tiga atau empat barang mahal sudah cukup untuk membuat angkanya melonjak dari tahun ke tahun.
  • Bauran produk: toko yang menjual lebih banyak referensi produk yang sangat terekspos secara logis menampilkan angka yang lebih tinggi.

Toko di posisi terakhir dengan demikian belum tentu toko yang paling buruk pengelolaannya. Kadang ia hanyalah yang terkecil. Atau yang paling serius melakukan inventarisasi, atau yang menerima kiriman paling bermasalah dari gudang.

Menyeragamkan pengukuran sebelum membandingkan

Menyeragamkan angka yang tidak mengukur hal yang sama tidak ada gunanya. Studi Measuring Retail Shrink, yang diterbitkan oleh ECR Retail Loss, menegaskan hal ini: untuk membandingkan tingkat shrinkage, kita harus mengetahui metode perhitungannya, menerapkannya secara konsisten, dan berhati-hati terhadap shrinkage yang dinilai dengan cara berbeda. Para penulisnya, yang mengandalkan survei tahun 2004 terhadap para peritel yang beroperasi di Eropa, juga mencatat bahwa kerugian rantai pasok, yang jarang diukur, sangat mungkin dibebankan ke toko dan menaikkan shrinkage di sana. Sebagian besar responden saat itu hanya mengukur shrinkage dua kali setahun; studi ini menyarankan penghitungan sesering mungkin agar dapat bereaksi terhadap tren yang baru muncul.

Dalam sebuah jaringan, hal ini diwujudkan dalam aturan main tertulis yang diterapkan di mana-mana. Aturan itu menetapkan cakupan pasti dari shrinkage tak diketahui dan metode penilaiannya (harga jual atau harga beli, tetapi sama di semua lokasi, dan idealnya keduanya). Aturan itu menyelaraskan tanggal inventarisasi dan mewajibkan perlakuan yang identik atas selisih penerimaan barang. Jika dasar-dasar ini belum ada, panduan kami untuk memahami, menghitung, dan mengurangi shrinkage tak diketahui memaparkan kembali dasar-dasar perhitungannya. Pekerjaan ini memang tidak menyenangkan, tetapi segala hal lainnya bergantung padanya.

Menormalkan berdasarkan omzet, kunjungan, dan luas

Setelah pengukuran diseragamkan, tinggal memilih denominator. Masing-masing menyoroti aspek yang berbeda, dan tidak ada yang cukup jika berdiri sendiri.

  • Berdasarkan omzet: ini adalah tingkat shrinkage klasik, yang dapat dibandingkan dengan acuan pasar. Menurut National Retail Security Survey 2023 dari NRF, rata-rata tingkat shrinkage para peritel Amerika yang disurvei naik menjadi 1,6 % pada tahun fiskal 2022, dibandingkan 1,4 % pada tahun sebelumnya, kembali ke level 2019 dan 2020. Keterbatasannya sudah diketahui: toko dengan omzet tinggi mengencerkan kerugiannya, dan operasi promosi besar (atau kenaikan harga jual, ketika shrinkage dinilai berdasarkan harga beli) mengubah rasio tanpa ada perubahan apa pun di rayon.
  • Berdasarkan kunjungan: kerugian per seribu pengunjung. Dengan cara ini, selisih rata-rata nilai keranjang belanja dinetralkan sehingga toko-toko yang lorongnya dilalui arus pengunjung yang sebanding dapat dibandingkan secara langsung. Namun diperlukan penghitungan pengunjung yang andal dan seragam di seluruh jaringan.
  • Berdasarkan luas: kerugian per meter persegi, atau lebih baik lagi per meter linear untuk satu kategori produk tertentu. Pembacaan ini berguna untuk membandingkan kepadatan eksposur dan kualitas penataan, terutama antar format yang berdekatan.

Mari kita ambil kasus fiktif yang sengaja disederhanakan. Toko A, di pusat kota, dilewati banyak orang dengan keranjang kecil. Toko B, di pinggiran kota, menerima lebih sedikit pengunjung, tetapi nilai keranjangnya cukup tinggi sehingga omzetnya lebih besar. Dalam setahun, keduanya kehilangan nilai barang yang sama. Jika dibandingkan dengan omzet, B tampak lebih baik; jika dibandingkan dengan jumlah kunjungan, A justru kehilangan paling sedikit per pengunjung. Tidak ada dari kedua angka itu yang "benar". Perbedaan di antara keduanyalah yang mengarahkan analisis: ke paparan terhadap arus pengunjung untuk A, ke produk bernilai tinggi untuk B.

Refleks terakhir: bandingkan setiap toko dengan toko sejenisnya (format yang sama, jenis lokasi yang sama, ukuran yang berdekatan) dan dengan riwayatnya sendiri selama beberapa kali inventarisasi, bukan dengan rata-rata seluruh jaringan.

Membaca statistik per zona dan per rentang waktu

Tingkat tahunan, sekalipun sudah dinormalkan dengan baik, tidak memberi tahu di mana maupun kapan kerugian terjadi. Dua toko dengan tingkat yang sama bisa berada dalam situasi yang bertolak belakang. Di satu toko, selisih terkonsentrasi di bagian parfum antara pukul 17.00 dan 19.00; di toko lain, selisih tersebar di seluruh area penjualan pada hari Sabtu. Kedua situasi ini tidak ditangani dengan rencana aksi yang sama.

Di sini, data dari kamera menggantikan peran inventarisasi. Dasbor analisis video, seperti milik Oxania, menggabungkan penghitungan pengunjung, heatmap, dan statistik per zona dan per rentang waktu. Data ini tidak menggantikan inventarisasi, yang tetap menjadi ukuran kerugian sebenarnya, tetapi datang secara terus-menerus, bukan satu atau dua kali setahun. Pemetaan gestur berisiko per zona kemudian memberikan dasar untuk membandingkan lorong yang setara dari satu toko ke toko lainnya.

Namun perlu diperhatikan: jumlah peringatan juga bergantung pada apa yang dilihat kamera. Toko yang lorong-lorong terekspos-nya tercakup dengan baik akan melaporkan lebih banyak kejadian daripada toko yang penuh titik buta, tanpa berarti lebih terdampak. Untuk membandingkan, kaitkan jumlah peringatan dengan kunjungan di zona tersebut dan pastikan cakupan kamera setara di semua lokasi. Jika tidak, toko yang paling lengkap perlengkapannya justru yang dirugikan.

Mengganti peringkat dengan perbandingan yang membantu mengambil keputusan

Peringkat dari 1 sampai N yang disebarkan ke seluruh jaringan menimbulkan efek buruk yang sudah dikenal baik oleh para pengendali keuangan: orang akhirnya memoles indikator, bukan kenyataan. Barang rusak mendadak dilaporkan dengan sangat rajin pada minggu sebelum inventarisasi, dan sejumlah pencatatan bergeser dari satu periode ke periode lain. Sementara itu, tim di toko yang secara struktural lebih terekspos, yang berada di dasar tabel tahun demi tahun, kehilangan semangat.

Perbandingan yang berguna untuk pengelolaan multi-lokasi lebih menyerupai hal berikut:

  1. Kelompok toko yang sebanding, dibentuk berdasarkan format, lokasi, dan ukuran.
  2. Untuk setiap toko, tiga indikator berdampingan (per omzet, per pengunjung, per luas), bukan hanya satu.
  3. Tren selama setidaknya tiga periode, untuk membedakan kejadian sesaat dari penyimpangan yang berkelanjutan.
  4. Pita pembacaan (sesuai norma kelompok, perlu ditelaah, jauh di atas) alih-alih peringkat.
  5. Penelusuran per zona dan per rentang waktu untuk toko yang keluar dari pita-nya, sebelum menarik kesimpulan apa pun.
  6. Diskusi dengan manajemen toko untuk menjelaskan selisih: renovasi, pergantian tim, penataan ulang, kendala pengiriman.

Pendekatan ini melanjutkan indikator kunci untuk mengantisipasi kerugian. Tujuannya bukan menunjuk toko yang buruk, melainkan mengenali apa yang berhasil di toko-toko dengan kinerja terbaik untuk diterapkan di tempat lain.

Ketika angka inventarisasi keluar pada akhir Januari, mengurutkan satu kolom hanya butuh sepuluh detik. Menyeragamkan pengukuran, menyilangkan omzet, kunjungan, dan luas, lalu turun ke tingkat zona dan rentang waktu memang membutuhkan lebih banyak usaha, tetapi rapat yang menyusul tidak lagi membahas hal yang sama: kita berhenti mencari tahu siapa yang terakhir dan mulai bertanya di mana dan kapan kita kehilangan, serta mengapa. Dari pertanyaan inilah shrinkage tak diketahui dapat menurun secara berkelanjutan di seluruh jaringan.