Tra l'ultimo venerdì di novembre e metà gennaio, un negozio affronta le settimane più intense dell'anno. Il traffico cresce e il magazzino trabocca sulla superficie di vendita. Rinforzi che non conoscono ancora la planimetria del negozio si uniscono al team, e gli orari si allungano fino alla domenica. Tutto ciò che fa salire la differenza inventariale arriva nello stesso momento. Le liste dei prodotti sensibili non mancano. Ciò che manca più spesso è un calendario: cosa mettere a punto prima di ogni momento forte delle feste di fine anno, cosa regolare durante, e cosa analizzare una volta passato l'inventario.

Un picco che si estende su otto settimane

In negozio come in sede, si parla del Black Friday come del giorno a rischio. I conteggi dell'affluenza ridimensionano questa idea. Nelle sue previsioni di affluenza per la stagione 2025, pubblicate a settembre, Sensormatic Solutions prevede in Francia la giornata più affollata per sabato 10 gennaio prossimo, primo sabato dei saldi invernali, davanti al sabato successivo al Black Friday (29 novembre) e al secondo sabato di dicembre (13 dicembre). Negli Stati Uniti, la stessa fonte prevede un'affluenza in negozio pressoché stabile, o in calo del 3% al massimo, rispetto all'anno scorso. Non si tratta quindi di un picco unico, ma di una successione di picchi, con settimane già più intense del normale tra l'uno e l'altro.

Il contesto non aiuta. Secondo uno studio della National Retail Federation e del Loss Prevention Research Council pubblicato a fine ottobre 2025, le insegne americane intervistate che monitorano questi dati hanno registrato in media un aumento del 18% degli episodi di furto nei negozi tra il 2023 e il 2024. La stessa federazione prevede, nelle sue previsioni per la fine del 2025, tra 265.000 e 365.000 assunzioni stagionali oltreoceano, contro le 442.000 dell'anno scorso. Meno rinforzi per un'affluenza pressoché stabile: se questo schema si ripete nel vostro negozio, ogni addetto presente in sala vendita avrà più metri lineari da coprire. La preparazione riguarda quindi l'organizzazione tanto quanto le scorte.

Metà novembre: preparare il terreno prima del primo picco

Le due settimane che precedono il Black Friday sono le uniche davvero tranquille del periodo. Le dedichiamo a quattro verifiche.

  • Individuare i reparti di maggior valore della stagione. Cofanetti di profumi e cosmetici, piccoli prodotti high-tech, alcolici, giocattoli, accessori moda: l'elenco varia a seconda del formato e cambia man mano che Natale si avvicina. La nostra guida ai prodotti più rubati nei negozi offre una base di partenza.
  • Rivedere le inquadrature delle telecamere esistenti dopo l'allestimento natalizio. Bancali, isole promozionali, materiale PLV in altezza e stand temporanei ridisegnano il negozio e talvolta nascondono un intero reparto. Un giro della superficie con le immagini di ogni telecamera sotto gli occhi basta per individuare gli angoli ciechi comparsi con il nuovo allestimento.
  • Avvicinare i prodotti sensibili alle zone di passaggio del personale invece di relegarli in fondo al negozio, dove non passa più nessuno quando l'affluenza assorbe i team.
  • Scrivere il piano degli avvisi insieme al piano dei turni. Per ogni fascia di apertura, si indicano una persona di riferimento, il suo sostituto e il dispositivo che riceve le notifiche.

Rinforzi temporanei: un'accoglienza breve, istruzioni chiare

Un rinforzo assunto per sei settimane non diventerà uno specialista della prevenzione delle perdite, e non è ciò che ci si aspetta da lui. Fin dal primo giorno, deve sapere quali zone richiedono un passaggio regolare, a chi segnalare una situazione che lo colpisce e cosa non deve fare. L'indicazione più utile sta in una frase: andare verso il cliente per offrire il proprio aiuto. Un addetto ben posizionato che saluta e informa dissuade con più certezza di un confronto, che comunque non rientra nel suo ruolo.

Il briefing si fa preferibilmente sul campo, in dieci o quindici minuti, davanti ai reparti interessati. Quando il negozio impiega agenti di sicurezza, è il momento di dire chi fa cosa: i rinforzi stagionali orientano e accompagnano, gli agenti si occupano delle situazioni delicate. Il nostro articolo sulla complementarità tra IA e agenti di sicurezza approfondisce questa ripartizione.

Orari estesi: organizzare gli avvisi fascia per fascia

Aperture serali, aperture domenicali, vigilie di festività: gli orari estesi hanno i loro momenti fragili. L'apertura e la chiusura avvengono spesso con un team ridotto, e il riassortimento in piena affluenza toglie braccia al reparto. Alcuni gesti assumono inoltre una forma tipica della stagione: un prodotto fatto scivolare in una grande borsa della spesa di un'altra insegna, un cofanetto aperto di cui si conserva solo il contenuto, un passeggino o un carrello carico di cappotti e pacchi.

Un avviso non serve a nulla se nessuno lo riceve, o se chi lo riceve non sa cosa farne. Con Oxania, l'avviso video arriva in meno di 10 secondi su smartphone, tablet o computer, con un estratto che zooma progressivamente sul punto di interesse: la tecnologia rileva, il team decide come procedere. In periodo di picco, questo percorso deve essere scritto nero su bianco:

  1. Per ogni fascia, una persona designata riceve l'avviso, con un sostituto per i momenti in cui è alla cassa o in magazzino.
  2. Guarda l'estratto prima di muoversi, per verificare cosa mostra realmente.
  3. Sceglie la risposta: andare nel reparto per offrire il proprio aiuto, chiamare un agente, o non fare nulla se la situazione è normale.
  4. Annota l'esito (confermato, non confermato, senza seguito), che servirà per il bilancio di stagione.

Nel pieno della ressa, è l'ultima fase quella che si salta per prima. Eppure è proprio questa che permette, a gennaio, di sapere quali fasce orarie e quali zone hanno davvero posto problemi.

Saldi di gennaio: un secondo picco con team stanchi

I saldi di gennaio iniziano quando i rinforzi di dicembre se ne sono andati e il team stabile esce da sei settimane sotto tensione. I resi e il cambio dei cartellini dei prezzi disorganizzano i reparti, e la vigilanza cala, il che è umano. Bisogna rifare un briefing, anche breve, e verificare che il piano degli avvisi segua i nuovi orari.

Gennaio è anche il mese dei resi. Negli Stati Uniti, il rapporto della NRF e di Appriss Retail sui resi indicava che le insegne si aspettavano che il 16,5% dei resi della stagione delle feste 2023 fosse fraudolento, e che il 44% degli intervistati avesse ricevuto resi di merce rubata nel corso dell'ultimo anno. Questi dati non si trasferiscono tali e quali al mercato francese. Ricordano tuttavia che una politica di reso chiara (scontrino, termini, stato del prodotto), applicata allo stesso modo da tutti, rinforzi compresi, fa parte della prevenzione delle perdite.

Il bilancio di stagione: preparare il prossimo anno già da febbraio

Una volta fatto l'inventario, il dato di shrinkage del periodo diventa più eloquente se messo a confronto con ciò che è accaduto in sala vendita. Le dashboard che combinano conteggio, heatmap e statistiche per zona e per fascia oraria, confrontate con gli esiti annotati dal team durante la stagione, aiutano a rispondere a domande precise:

  • Quali fasce hanno concentrato gli avvisi: aperture, fine giornata, aperture serali, domeniche?
  • Quali zone sono state le più esposte, e l'allestimento natalizio c'entra qualcosa?
  • Quanti avvisi sono rimasti senza risposta perché nessuno era disponibile al momento giusto?

Le risposte si ritrovano direttamente nella pianificazione dell'anno successivo: rinforzi collocati diversamente, allestimento rivisto, referenti spostati di fascia. Il nostro articolo sugli indicatori chiave della differenza inventariale spiega come seguire questi dati nel tempo. Meglio fare questo bilancio a febbraio, finché ciascuno ricorda ancora le sere in cui le casse traboccavano e il reparto profumeria restava senza nessuno.