Mellan den sista fredagen i november och mitten av januari går en butik igenom årets mest hektiska veckor. Kundflödet ökar och lagret svämmar över på försäljningsytan. Förstärkning som ännu inte känner till butikens planlösning ansluter till teamet, och öppettiderna sträcker sig ända till söndagen. Allt som driver upp den okända svinnet inträffar samtidigt. Listor över känsliga produkter finns det gott om. Det som oftare saknas är en kalender: vad som ska ställas in före varje höjdpunkt under julhelgerna, vad som justeras under tiden och vad man tittar på när inventeringen är klar.

En topp som sträcker sig över åtta veckor

I butik och på huvudkontor talar man om Black Friday som den riskfyllda dagen. Besöksstatistiken nyanserar den bilden. I sina prognoser för besöksflödet säsongen 2025, publicerade i september, räknar Sensormatic Solutions med att den mest hektiska dagen i Frankrike blir lördagen den 10 januari, första lördagen under vinterrean, före lördagen efter Black Friday (29 november) och den andra lördagen i december (13 december). I USA förutser samma källa ett ungefär oförändrat besöksflöde i butik, eller en minskning på högst 3 % jämfört med förra året. Det handlar alltså inte om en enda topp, utan om en följd av toppar, med veckor emellan som redan är mer hektiska än normalt.

Förutsättningarna gör det inte lättare. Enligt en studie från National Retail Federation och Loss Prevention Research Council, publicerad i slutet av oktober 2025, registrerade de tillfrågade amerikanska kedjorna som följer dessa uppgifter i genomsnitt en ökning med 18 % av stölder i butik mellan 2023 och 2024. Samma branschorganisation räknar i sina prognoser för slutet av 2025 med mellan 265 000 och 365 000 säsongsanställningar i USA, jämfört med 442 000 förra året. Färre förstärkningar för ett ungefär oförändrat besöksflöde: om det mönstret återfinns i din butik får varje medarbetare på försäljningsytan fler hyllmeter att täcka. Förberedelserna handlar alltså lika mycket om organisation som om lager.

Mitten av november: förbered marken inför den första toppen

De två veckorna före Black Friday är de enda som verkligen är lugna under perioden. De ägnas åt fyra kontroller.

  • Identifiera säsongens avdelningar med högt värde. Presentset med parfym och kosmetika, små teknikprodukter, sprit, leksaker, modeaccessoarer: listan varierar beroende på butiksformat och förändras när julen närmar sig. Vår guide över de mest stulna produkterna i butik ger en utgångspunkt.
  • Se över befintliga kameravinklar efter julinredningen. Pallar, kampanjöar, högt placerat reklammaterial och tillfälliga stativ ritar om butiken och skymmer ibland en hel avdelning. En runda på försäljningsytan med varje kameras bild framför ögonen räcker för att hitta de döda vinklar som uppstått med den nya inredningen.
  • Flytta känsliga produkter närmare de platser där personalen rör sig i stället för att förvisa dem till butikens bakre del, dit ingen kommer när kundtillströmningen tar all teamets tid.
  • Skriv schemat för alerter samtidigt som personalschemat. För varje öppettidsintervall noterar man en ansvarig person, dennes ersättare och den enhet som tar emot notiserna.

Tillfällig förstärkning: en kort introduktion och tydliga instruktioner

En förstärkning som anställs i sex veckor blir inte specialist på svinnförebyggande, och det är inte heller vad man förväntar sig av den. Redan första dagen ska personen veta vilka zoner som kräver regelbundna rundor, vem man ska rapportera till när något väcker uppmärksamhet och vad man inte ska göra. Den mest användbara instruktionen ryms i en mening: gå fram till kunden och erbjud hjälp. En väl placerad säljare som hälsar och informerar avskräcker säkrare än en konfrontation, som ändå inte ingår i rollen.

Genomgången sker helst på plats, under tio till femton minuter, framför de aktuella avdelningarna. När butiken har säkerhetsvakter är det läge att säga vem som gör vad: de säsongsanställda vägleder och följer med, vakterna tar hand om de känsliga situationerna. Vår artikel om hur AI och säkerhetsvakter kompletterar varandra går närmare in på denna ansvarsfördelning.

Utökade öppettider: organisera alerterna intervall för intervall

Kvällsöppet, söndagsöppet, dagar före högtider: de utökade öppettiderna har sina känsliga stunder. Öppning och stängning sker ofta med reducerad bemanning, och påfyllning mitt under rusningen tar bort händer från avdelningen. Vissa gester får dessutom en form som är typisk för säsongen: en produkt som stoppas ned i en stor shoppingkasse från en annan kedja, en öppnad presentask där man bara behåller innehållet, eller en barnvagn eller kundvagn full av kappor och paket.

En alert är värdelös om ingen tar emot den, eller om den som tar emot den inte vet vad som ska göras. Med Oxania når videoalerten mobil, surfplatta eller dator på under 10 sekunder, med ett klipp som gradvis zoomar in på det intressanta området: tekniken upptäcker, teamet avgör vad som sker härnäst. Under en topp ska detta flöde vara nedskrivet svart på vitt:

  1. Under varje intervall tar en utsedd person emot alerten, med en ersättare för de stunder då personen står i kassan eller på lagret.
  2. Personen tittar på klippet innan hen rör sig, för att kontrollera vad det faktiskt visar.
  3. Personen väljer åtgärd: gå till avdelningen och erbjuda hjälp, kalla på en vakt, eller inte göra något alls om situationen är normal.
  4. Personen noterar utfallet (bekräftat, obekräftat, ingen åtgärd), vilket kommer att användas i säsongsuppföljningen.

Mitt i rusningen är det just det sista steget som hoppas över först. Det är ändå det som gör att man i januari kan se vilka intervall och vilka zoner som verkligen vållade problem.

Januarirean: en andra topp med trötta team

Januarirean startar när decembers förstärkningar har lämnat och den ordinarie personalen kommer ut från sex veckors hög press. Returer och omprissättning rubbar ordningen på avdelningarna, och vaksamheten sjunker, vilket är mänskligt. Man behöver hålla en ny genomgång, även en kort, och kontrollera att schemat för alerter följer de nya öppettiderna.

Januari är också returernas månad. I USA visade rapporten från NRF och Appriss Retail om returer att kedjorna räknade med att 16,5 % av returerna under högtidssäsongen 2023 skulle vara bedrägliga, och att 44 % av de tillfrågade hade tagit emot returer av stulna varor under det gångna året. Dessa siffror kan inte överföras rakt av till den franska marknaden. De påminner dock om att en tydlig returpolicy (kvitto, tidsfrist, produktens skick), som tillämpas på samma sätt av alla, förstärkningar inräknade, är en del av förebyggandet av svinn.

Säsongsuppföljningen: förbered nästa år redan i februari

När inventeringen är gjord säger periodens svinnsiffra mer när man ställer den mot vad som hände på försäljningsytan. Dashboards som kombinerar besöksräkning, heatmaps och statistik per zon och tidsfönster, jämförda med de utfall som teamet har noterat under säsongen, hjälper till att besvara precisa frågor:

  • Vilka intervall samlade flest alerter: öppningar, slutet av dagen, kvällsöppet, söndagar?
  • Vilka zoner var mest utsatta, och har julinredningen något med saken att göra?
  • Hur många alerter förblev obesvarade eftersom ingen var tillgänglig vid rätt tidpunkt?

Svaren återfinns direkt i nästa års schema: förstärkningar placerade på annat sätt, en omarbetad inredning, ansvariga som bytt intervall. Vår artikel om nyckeltal för okänt svinn förklarar hur man följer dessa data över tid. Det är bäst att göra uppföljningen i februari, medan alla fortfarande minns kvällarna då kassorna svämmade över och parfymavdelningen stod utan personal.